በበርካታ የJIRA ቦርዶች ውስብስብነት ውስጥ መንገድ ማግኘት፡ ለሶፍትዌር ልማት ቡድኖች መመሪያ

አንድ ትልቅ የሶፍትዌር ልማት ፕሮጀክት መሪ እንደሆናችሁ አስቡ፤ የ5 ፕሮጀክት ማኔጀሮችን፣ የ4 ዲዛይነሮችንና የ40 ገንቢዎችን ቡድን ጥረት እያቀናበራችሁ ነው። እያንዳንዱ ቡድን የራሱ ኃላፊነት፣ የጊዜ ሰሌዳና ቅድሚያ የሚሰጣቸው ጉዳዮች አሉት።

ይህን በአግባቡ ለመምራት በJIRA ውስጥ ለእያንዳንዱ ሚና አንድ ቦርድ ለማዘጋጀት ትወስናላችሁ፦ ለፕሮዳክት ኦነሮች (POs)፣ ለፕሮጀክት ማኔጀሮች (PMs)፣ ለዲዛይነሮችና ለገንቢዎች። በወረቀት ላይ ፍጹም መፍትሔ ይመስላል። ፕሮጀክቱ እየገሰገሰ ሲሄድ ግን ይህ አደረጃጀት የሚያመጣቸውን ተግዳሮቶችና አጋጣሚዎች ማስተዋል ትጀምራላችሁ።

ለምን በርካታ ቦርዶች?

በውስብስብ ፕሮጀክት ውስጥ የተለያዩ ቡድኖች ከሥራቸው ጋር በማይገናኙ እንቅስቃሴዎች ሳይጨናነቁ በየራሳቸው ተግባር ላይ ማተኮር አለባቸው። የተለያዩ የJIRA ቦርዶችን የመፍጠር ሀሳብ ቀላል ነው፦ እያንዳንዱ ቡድን ማየት ያለበትን ብቻ ያይ፤ ለእሱ ቁልፍ በሆነው ጉዳይ ላይም ያተኩር። POዎች ስትራቴጂያዊ ቅድሚያዎችን መከታተል ይችላሉ፣ PMዎች የጊዜ ሰሌዳን ማስተዳደር ይችላሉ፣ ዲዛይነሮች በምስላዊ ንድፎች ላይ መደጋገም ይችላሉ፣ ገንቢዎችም ወደ ኮዱ ጠልቀው መግባት ይችላሉ።

እያንዳንዱ ቦርድ የትልቁ ፕሮጀክት ጥቃቅን ዓለም ይሆናል፤ እያንዳንዱ ቡድን በተሻለ አቅሙ የሚሠራበት የተበጀ አካባቢ። ነገር ግን ጠለቅ ብላችሁ ስትመለከቱ እውነተኛው ተግዳሮት እነዚህን ሁሉ ጥቃቅን ዓለማት ከፕሮጀክቱ አጠቃላይ ግቦች ጋር ማስተሳሰር እንደሆነ ትገነዘባላችሁ።

በጎ ጎን፦ ግልጽነትና ትኩረት

የተለያዩ ቦርዶች ሲኖሩ ለእያንዳንዱ ቡድን የሚያስፈልገውን ግልጽነት ትሰጣላችሁ። POዎችና PMዎች በዝርዝሮች ሳይታሰሩ ትልቁን ሥዕል ማየት ይችላሉ። ዲዛይነሮች ቦርዳቸው ለፈጠራና ለትብብር የተመደበ ቦታ መሆኑን አውቀው መሞከርና መደጋገም ይችላሉ። ገንቢዎች ገና እየተቀያየሩ ስላሉ የንድፍ ለውጦች ሳይጨነቁ ስፕሪንቶቻቸውን ማከናወን ይችላሉ።

ይህ አደረጃጀት ግንኙነትንም ግልጽ ያደርጋል። እያንዳንዱ ቦርድ ተገቢ ውይይቶች የሚካሄዱበት የራሱ የተለየ መንገድ ሆኖ ያገለግላል። ለእናንተ የሚሆኑትን ለማግኘት ማለቂያ የሌላቸውን ተግባራት መበርበር አይጠበቅባችሁም። ሁሉም ነገር የተደራጀ ነው፤ ሁሉም ሰው ዝመናዎችን የት እንደሚፈልግ ያውቃል።

ጉድለቱ፦ ውስብስብነትና የተነጣጠሉ ደሴቶች

ነገር ግን ይህ አካሄድ ጉድለት የለውም ማለት አይደለም። መጀመሪያ የሚገጥማችሁ ተግዳሮት ቅንጅት ነው። ቦርዶች ሲበዙ ሁሉንም ሰው በአንድ ገጽ ላይ ማቆየት የሙሉ ጊዜ ሥራ ይሆናል። በዲዛይን ቦርድ ላይ የሚፈጠር መዘግየት የልማቱን የጊዜ ሰሌዳ ሲነካ ምን ይሆናል? POዎችና PMዎች በቡድኖች መካከል ስላሉ የቅድሚያ ለውጦች መረጃ እንዳላቸው እንዴት ታረጋግጣላችሁ?

ከዚያም የተነጣጠሉ ደሴቶች (silos) የመፈጠር አደጋ አለ። ቡድኖች በራሳቸው ቦርድ ላይ ከመጠን በላይ ሲያተኩሩ ትልቁን ሥዕል ሊስቱ ይችላሉ። ያልተጣጣሙ ግቦች፣ የተደጋገሙ ጥረቶችና እርስ በርስ የሚጋጩ ቅድሚያዎች ሁሉም ሾልከው ሊገቡ ይችላሉ። ፕሮጀክቱ እያደገ ሲሄድም አስተዳደራዊ ወጪው አብሮ ያድጋል። የፕሮጀክቱን ሙሉ ታሪክ ለመሰብሰብ በመሞከር በቦርዶች መካከል ስትመላለሱ ታገኙታላችሁ።

ሚዛን መፈለግ

ታዲያ የልዩ ቦርዶችን ጥቅም ሳታጡ ይህን ውስብስብነት እንዴት ትመራላችሁ? የሚጀምረው ከግንኙነት ነው። በቡድኖች መካከል ወቅታዊ የሁኔታ ግምገማዎች ወሳኝ ናቸው። በቦርዶች መካከል ያለውን ክፍተት መድፈን፣ ሁሉም ሰው ስለ ጥገኝነቶችና ሊከሰቱ ስለሚችሉ እንቅፋቶች እንዲያውቅ ማድረግ ያስፈልጋል።

ከቦርድ ወደ ቦርድ የሚሻገር ሪፖርት ምርጥ ወዳጃችሁ ይሆናል። በበርካታ ቦርዶች ላይ የሚሠሩ ሪፖርቶችን በማመንጨት የፕሮጀክቱን ሂደት የተዋሃደ እይታ ታገኛላችሁ። ይህ ችግሮችን ቀድሞ ለመለየት ይረዳል፤ ሁሉንም ቡድኖችም ያስተሳስራል።

የሥራ ፍሰቶችን በቦርዶች መካከል ወጥ ማድረግም ሊረዳ ይችላል። የእያንዳንዱ ቡድን ቦርድ የራሱ ልዩ ባህሪ ሊኖረው ቢችልም የተወሰነ ወጥነትን መጠበቅ ቡድኖች በቀላሉ እንዲተባበሩ ያደርጋል። ግራ መጋባትን ይቀንሳል፤ ሁሉም ሰው አንድ ዓይነት መመሪያ እየተከተለ መሆኑንም ያረጋግጣል።

በመጨረሻም አስፈላጊ ሲሆን ቦርዶችን ለማዋሃድ አትፍሩ። አንዳንድ ቦርዶች ግልጽነት ከማምጣት ይልቅ ግራ መጋባትን እያበዙ እንደሆነ ካያችሁ፣ ተዛማጅ እንቅስቃሴዎችን በአንድ ላይ የምታሰባስቡበት ጊዜ ደርሷል ማለት ነው። ግቡ ፕሮጀክቱን ሊመራ የሚችል ማድረግ እንጂ አስተዳደራዊ ቅዠት መፍጠር አይደለም።

ዋናው ቁም ነገር

ለትልቅ የሶፍትዌር ልማት ፕሮጀክት በርካታ የJIRA ቦርዶችን ማስተዳደር የሚዛን ጨዋታ ነው። በአንድ በኩል የልዩነትና የትኩረት ጥቅም አላችሁ። በሌላ በኩል የቅንጅት ተግዳሮትና የተነጣጠሉ ደሴቶች አደጋ ይገጥማችኋል። በግልጽ ግንኙነት፣ ከቦርድ ወደ ቦርድ በሚሻገር ሪፖርትና በወጥ የሥራ ፍሰቶች ላይ በማተኮር ይህን ውስብስብነት አልፋችሁ ፕሮጀክታችሁን በትክክለኛው መንገድ ላይ ማቆየት ትችላላችሁ።

በመጨረሻ ጉዳዩ ቦርዶችን ማስተዳደር ብቻ አይደለም፤ በመካከላቸው ያሉትን ግንኙነቶች ማስተዳደር ነው። ከPOዎች እስከ ገንቢዎች ድረስ እያንዳንዱ ቡድን ወደ ስኬታማ የፕሮጀክት ውጤት በአንድነት እየተጓዘ መሆኑን ማረጋገጥ።